Календари событий - мощнейший механизм для планирования и управления рабочим временем в компании! Потому что позволяют сотрудникам не только повышать свою личную эффективность, но и быстро организовываться в рабочих группах. И, более того, согласовывать свою деятельность с ключевыми событиями всей компании.
Календари событий
У Календарей удобный интерфейс, расширенная функциональность добавления событий и их редактирования. На сетку Календаря выводятся задачи, а события привязываются к объектам CRM. Каждый сотрудник персонально и точно настраивает доступ к своему Календарю.
Личный календарь сотрудника
- каждый сотрудник, рабочая группа и администрация создают любое число календарей;
- календари различных уровней совмещаются, что повышает удобство работы - как для отдельных сотрудников и подразделений, так и для всей компании;
- на сетку календаря выводятся задачи;
- события представляются для просмотра в формате день/неделя/месяц;
- на календарь выводятся не только текущие, но и прошлые/предыдущие периоды;
- размещаются события непосредственно на календаре - визуально и просто;
- создаются события с длительностью в минуты - очень удобно при планировании рабочего времени сотрудников, рабочих групп и всей компании;
- события можно «зациклить» - сделать повторяющимися в течение дня/недели/месяца/года;
- сотрудники сверяют свои календари и календари группы с календарями компании, благодаря технологии «избранные календари»;
- календари выгружаются в Outlook или мобильные устройства, запустить можно экспорт не только каждого календаря по отдельности, но и всех «избранных календарей» в формате iCal;
- стоит включить напоминания о предстоящих событиях - они пройдут в назначенный срок.
Мобильно управляйте событиями! Установите мобильное приложение для корпоративного портала на свой смартфон или планшет. В разделе «Календарь» смотрите актуальный список встреч, планерок, собраний и прочих мероприятий. Приложение позволяет управлять вашими событиями
Избранные календари
Уникальная возможность - «избранные календари». Хотите, чтобы процесс планирования рабочего времени в вашей компании стал простым и действенным? Тогда объедините с ее помощью личные календари сотрудника с календарями рабочих групп, календарями компании или других сотрудников компании. Даже в поездке календари будут с вами, поскольку их можно загрузить в мобильный телефон или «перекинуть» в Outlook - к вашим услугам экспорт календарей в формате iCal.
Управление календарями
Интерфейс Календарей органично вписывается в структуру портала и полностью соответствуют его идеологии - быстрого и удобного доступа к нужной информации. Панель Календарей - все кнопки для действий сотрудника - находится справа. И это значительно освобождает непосредственно календарную рабочую область. При этом самые важные пользовательские элементы и настройки Календарей доступны буквально в один-два клика.
Панель управления Календарей
Панель внешних подключений тоже специально размещена в правой части экрана - под секцией Избранных календарей. Эту панель сотрудник может отключить, если ему не требуется соединять свои календари с Outlook, Exchange или мобильными устройствами. И, наоборот, при возникновении потребности в подобной интеграции, панель возвращается обратно в настройках Календаря.
|
|
|
Панели |
Универсальная кнопка «Добавить» |
Универсальная мульти-кнопка «Добавить» позволяет добавить в Календарь все, что только можно добавить: новое событие, в том числе, событие через Планировщик, задачу, новый внутренний или внешний календарь.
Планировщик событий
Планировать события очень удобно и, к тому же, делать это можно с учетом занятости сотрудников. Инструмент «Планировщик событий» не только время подбирает, оптимальное для всех предполагаемых участников собрания, но даже нужную переговорную бронирует - автоматически!
Планировщик событий
Теперь вы сразу можете переходить к Планировщику событий, после того, как составили список участников встречи. Прямо в Планировщике событий вы можете настроить все: определиться с местом этой встречи, подобрать время, когда нужная переговорная не занята, выбрать «окно», когда все участники свободны, вставить описание события и текст приглашения. И, что самое главное, все это происходит визуально - перед вашими глазами!
В Планировщике:
- отображаются графики занятости всех приглашенных к участию сотрудников и самих переговорных комнат;
- масштаб отображения графиков изменяется от 1 дня до 30 минут, что облегчает поиск «окна»;
- вертикальная планка планируемого события краснеет, если событие перекрещивается с другим;
- планируемое событие перетаскивается мышью в любой другой временной период;
- продолжительность события изменяется мышью или набором с клавиатуры;
- при необходимости тут же добавляются новые участники события;
- выбирается место для коллективного события;
- добавляется текст приглашения, который уйдет всем участникам;
- задается описание события, разъясняющее его суть;
- выставляется «занятость» всех участников на время намечаемого события;
- указывается важность события с возможностью предварительного напоминания о нем всем участникам.
Настройки
Кнопка «Настройки» тоже является универсальной и позволяет сотрудникам настроить интерфейс Календаря «под себя». Например, отключить «мигание» неподтвержденных событий, если это отвлекает от работы. «Приглушить» отображение завершенных событий, чтобы уделить все внимание тем, что еще предстоят. Наоборот, включить показ событий, в которых сотрудник отказался участвовать, и оставаться в курсе дел в компании. Кроме этого, прямо из персональных настроек интерфейса Календаря сотрудник может добавить свой или чужой календарь в избранные или перейти к управлению внешними календарями.
|
|
|
| Персональные настройки |
Основные настройки |
Избранные календари |
Универсальность кнопки «Настройки» для администраторов в том, что они могут прямо из публичной части портала отредактировать основные параметры данного типа Календарей и задать для них права доступа. Для этого служат 2 дополнительные «администраторские» вкладки настроек - «Основные» и «Права доступа». Основные настройки включают параметры рабочего времени (начало и конец рабочего дня), выходные дни недели, «красные» дни календаря и какой день недели считать первым.
Редактирование
Меню редактирования Календаря позволяет выполнить привычные для пользователя действия, перейти к настройке избранных календарей, соединить с Outlook и экспортировать Календарь в сторонние программы (в формате iCal). Расширенный интерфейс настройки цветов, добавленный по многочисленным просьбам клиентов, позволяет выбрать нужный цвет для каждого Календаря. Более того, этот же интерфейс служит для маркировки отдельных событий в Календаре - каждому из них можно задать свой цвет.
|
|
|
Меню редактирования |
Настройка цвета события |
Основные параметры своего календаря каждый сотрудник настраивает сам при его добавлении или редактировании: добавлять ли в этот календарь все приглашения на события от других пользователей; разрешить ли экспорт календаря и за какой временной интервал экспортировать из него события; синхронизировать ли календарь с Microsoft Exchange.
Функциональность добавления событий в Календаре позволяет гибко настраивать различные мероприятия со многими участниками. Например, вы можете прямо при создании какого-то события создать встречу и пригласить на нее участников. Планировщик событий поможет уточнить их занятость на время события, и передвинуть это время при необходимости.
|
|
|
|
Выбор участников |
Приглашение на встречу |
Подтверждение участия |
Приглашенным на встречу отправляются приглашения, получив которые они могут согласиться или отказаться от встречи. Свое решение участник может снабдить комментарием для организатора. При изменении самой встречи приглашение можно отправить повторно. Таким образом, инициатор встречи всегда в курсе, кто подтвердил участие, кто отказался, а кто под вопросом. А если не нужно так строго отслеживать участие, просто создайте открытую встречу, - и участники сами к ней присоединятся - без всяких приглашений организатора.
Доступ к Календарю
Доступ к Календарю настраивается точно и гибко: для целых групп пользователей портала, отдельных пользователей, отделам с подотделами и отдельных сотрудников, участникам рабочих групп в соответствии с их ролью в группе (владелец, модератор, все члены), и другим категориям, например, пользователям портала (всем или авторизованным).
|
|
| Права доступа | Доступ к Календарю |
Из диалога редактирования календаря, сотрудник персонально настраивает доступ к своему Календарю.
|
|
| Основные параметры | Права доступа |
Например, сотрудник хочет, чтобы на время события коллеги видели только его статус - занят, под вопросом, отсутствую, свободен. Для этого достаточно установить уровень доступа «просмотр доступности», и никакие другие подробности, включая название события, отображаться коллегам не будут. Нужно показать и название события - устанавливается доступ «просмотр доступности и названий». Доступ «обычный просмотр» - всем заглянувшим в календарь видны подробности события (где проходит, участники, что там будет и т.д.).
Частное событие
В Календарях работает специальная логика частных событий. Коллеги увидят, что вы создали событие, каковы его даты начала и окончания и заняты ли вы в это время. Но детальная информация о событии видна только его создателю. Такой подход к частным событиям позволяет эффективнее планировать мероприятия в компании - учитывать занятость или отсутствие сотрудников в офисе по личным причинам (посещение врача, семейные обстоятельства и прочее).
Интеграция c продуктами Microsoft, Google и Apple
Синхронизируйте Календари на портале с другими приложениями и устройствами. Наоборот, подключите внешние календари. Даже в поездке календари будут с вами – их можно загрузить в мобильный телефон или планшет (iPhone, iPad, Android).
|
Коннектор к MS Exchange Server 2007/2010 для синхронизации с календарями на портале | |
|
Коннектор к MS SharePoint 2007/2010 с двунаправленной интеграцией календарей | |
|
CalDAV - подключение календарей Google, Apple |
Интеграция с задачами
Календарь интегрирован с задачами. Это значит, что сотрудник может подключить специальный календарь «Мои задачи», и все его текущие задачи отобразятся на сетке Календаря. Задачи не смешиваются с другими событиями Календаря, потому что они выделяются собственным розовым цветом и помечены специальной пиктограммой.
Отображение задач на сетке календаря
«Задачный» календарь всегда находится внизу списка календарей и легко отключается, как и другие. Все незавершенные задачи тянутся в Календаре вплоть до текущей даты.
Просмотр задачи над Календарем
Задачи можно просматривать и полнофункционально редактировать прямо из Календаря.
Интеграция с CRM
События в Календаре можно привязывать к объектам CRM. Такие события помечаются на сетке Календаря специальным значком «CRM».
|
|
|
Привязка события к объектам CRM |
События CRM в Календаре |
Например, вы можете запланировать обсуждение какой-то сделки и привязать эту встречу к компании и контактам из CRM. Вам нужно обзвонить посетителей семинара, оставивших свои данные - привяжите событие в Календаре к соответствующим лидам CRM.
|
|
| Событие из списка контактов CRM | Событие из карточки контакта CRM |
Возможно, вам будет удобнее добавлять такие события в свой Календарь из самой CRM - прямо из списковконтактов, лидов, компаний или карточек этих объектов. Для этого достаточно из меню групповых операций CRM выбрать «Добавить звонок/встречу», и настроить событие обычным образом (добавить тему, дату, напоминание и описание). Новое событие появится в Действиях объекта CRM (Звонки/встречи) и на сетке Календаря.