Экстранет
Экстранет - защищенное перекрестное информационное пространство для взаимодействия с «внешним» миром. Это общая веб-территория для эффективного сотрудничества с другими компаниями. Концепция Экстранета с упрощенным интерфейсом - Экстранета, которому не нужно обучать - позволяет приглашенным участникам быстро начать работу на портале без предварительного обучения. При разработке концепции учитывались пожелания компаний, которые на первое место ставят легкие коммуникации и эффективность работы.
Рабочие группы Экстранета
В соответствии с этой концепцией сотрудники вашей компании всегда работают внутри корпоративного портала. Внешние пользователи видят только данные рабочей группы, куда их пригласили. При этом концепция использует гибкую и мощную систему разграничения прав доступа к информации на портале.
Чтобы начать работу в Экстранете:
- создайте рабочие группы для Экстранета;
- пригласите в группы внешних участников;
- включите нужный функционал рабочих груп;
- начните совместную работу в «Живой ленте».
Рабочая группа Экстранет
Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в рабочих группах на портале - в той же привычной среде. Благодаря этому компания может приглашать в рабочие группы Экстранета внешних пользователей, размещать в них документы и файлы, не опасаясь просмотра другой внутрикорпоративной информации. Приглашенные в Экстранет внешние пользователи не имеют доступа к информации на корпоративном портале.
Создайте группы для Экстранета
Группы, доступные для Экстранета, работают на тех же принципах, что и другие группы на корпоративном портале. Поэтому вам не придется переучивать сотрудников для управления новым проектом и работы с внешними пользователями. Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в рабочих группах на корпоративном портале - в той же удобной и привычной среде. 
Группа доступна в Экстранете
Чтобы начать работу с приглашенными пользователями:
- создайте новую рабочую группу;
- включите для группы нужный функционал;
- сделайте группу доступной в Экстранете;
- пригласите внешних сотрудников по e-mail.
Компания, к примеру, веб-студия, может создать отдельную рабочую группу для разработки какого-то сайта, пригласить в нее заказчика, внутри группы хранить все документы и эскизы, быстро обсуждать свою работу, ставить задачи, планировать сроки. При этом веб-студии не нужно дублировать информацию в группы Интранета.
Работа с приглашениями в «Битрикс24»
Пригласить и «прописать» одновременно!Процедура создания и приглашения на портал удобна и проста. Во-первых, это делается в одной форме. Во-вторых, новый сотрудник сразу же «привязывается» к структуре компании - «прописывается» в нужное подразделение. В-третьих, вы сразу же приглашаете нового коллегу в рабочие группы, в которых он должен участвовать.
Пригласите сотрудника сразу в отделы и группы
Вы устали от недошедших приглашений в группы Экстранет для внештатных сотрудников? Теперь вы сможете зарегистрировать их самостоятельно. Вы можете в той же форме пригласить сотрудника, сделать его участником сразу нескольких рабочих групп, пройти за него этап регистрации, отправив сразу данные для входа.
Пригласить «внешника» в группу
Пригласите в группы внешних участников
Диалог создания рабочей группы позволяет сразу настроить функциональность группы и пригласить в нее участников - внешних экстранет-пользователей.
Приглашение внешних пользователей
Чтобы начать работу с приглашенными пользователями, достаточно в настройках группы указать, что она доступна в Экстранете. Начиная с этого момента вы можете приглашать в такую группу сторонних участников, отправляя им сообщения по e-mail. Участники получают приглашения, заходят по ссылкам в них на портал и сразу же приступают к работе - в той группе, куда их пригласили. Фактически такая группа разделяется межу сотрудниками портала и внешними экстранет-пользователями.
«Живая лента» для Экстранета
Вся работа в группе Экстранет строится на базе полнофункциональной «Живой ленты». Все события в экстранет-группе отображаются в «Живой ленте»: опубликованы новые фотографии, загружены документы в файлы группы, началось новое обсуждение, добавлена запись в базу знаний Wiki и так далее. Приглашенные коллеги видят всю эту информацию и легко вливаются в работу, используя привычные для соцсетей инструменты.
«Живая лента» Экстранета
Например, приглашенные пользователи могут не знать поначалу, как работать с задачами. Но они видят поставленные задачи в «Живой ленте», могут оставлять комментарии к ним, «лайкать» эти комментарии и прилагать к ним файлы. Точно так же обстоит дело и с фотографиями.
Приглашенный пользователь отправляет сообщение с файлами
Пользователи Экстранета могут просматривать и комментировать добавленные в группу изображения (например, эскизы новых проектов) прямо из Живой ленты. При этом каждый такой комментарий создает в ленте отдельное событие. И, наконец, экстранет-пользователи могут читать «Живую ленту» своей группы с мобильных устройств. И не только смотреть, но и писать сообщения ее участникам, и комментировать все, и конечно же, нажимать кнопку рейтинга «Мне нравится!»
События Экстранета в Живой ленте компании
«Живая лента» внешнего пользователя содержит только данные видимой ему группы. В «Живой ленте» сотрудника события из Экстранета помечаются специальным образом. Видны такие экстранет-события только участникам экстранет-групп и руководству компании.
Функционал рабочих групп для Экстранета
В экстранет-группах можно не только вести тематические обсуждения, но и фиксировать их результаты, а также ставить задачи и контролировать их выполнение. Приглашенные участники публикуют общие файлы и фотографии, планируют мероприятия в календаре, обмениваются сообщениями, создают структурированные списки и каталоги, сообща работают над базой данных Wiki. И вся работа в группе отображается в «Живой ленте» - ваши коллеги из других компаний видят все события в группе, комментируют и голосуют за них.
Экстранет для приглашенного пользователя
Набор возможностей для экстранет-группы:
- «Живая лента» - отображение всех событий в группе;
- Задачи - управление задачами, диаграмма Ганта
- Файлы - файловое хранилище;
- Календарь - все события группы на одной календарной сетке;
- Форум - обсуждения + архив почты;
- Сообщения - публикация сообщений в группу;
- Фото - фотогалерея с массовой загрузкой фотографий, рейтингами и обсуждениями;
- Поиск - встроенный социальный поиск по содержимому группы
- Списки - работа с каталогами и структурированными списками данных;
- Wiki - база знаний группы.
К примеру, задачи глазами экстранет-пользователя выглядят так же, как и задачи у сотрудника в проекте на портале. Сотрудник, в свою очередь, видит эти задачи у себя в списке - в соответствующей группе, и в эту группу может ставить новые задачи внешним пользователям.
Приглашенный пользователь видит задачу
Мгновенные сообщения между сотрудниками и приглашенными пользователями ходят так же, как обычно на портале. Сотрудник видит в своем списке контактов группы из Экстранета, в которых он участвует. Экстранет-пользователь - только контакты этой группы.
Веб-мессенджер экстранет-пользователя
Центр нотификации Веб-мессенджера исправно выводит информацию о событиях в Экстранете - о приглашениях, например, в группу или на встречу, сообщает о новых «лайках», поставленных бизнес-процессах, задачах и прочих событиях. Конечно же, только для тех сотрудников, которые работают с партнерами и клиентами в экстранет-группах.
Документы экстранет-группы
Календарь координирует совместную работу ваших сотрудников и приглашенных лиц, поскольку предоставляет информацию об их присутствии в офисах. В базе знаний хранится весь опыт, накопленный в рабочих группах Экстранета, и этот опыт можно передавать новым коллегам. Участники экстранет-группы могут публиковать общие файлы, обмениваться документами через портал, пользоваться встроенным поиском по содержимому группы и делать еще многое другое.
Приглашенный пользователь Экстранет не увидит структуру вашей компании и контакты, не будет участвовать в обсуждении жизни компании в общей «Живой ленте», не сможет просмотреть корпоративную фотогалерею, и не узнает у кого из ваших сотрудников ближайший день рождения. Все это для него «под замком» - как и положено экстранет-пользователю.
Зачем вашей компании Экстранет?
Вместе с Экстранетом ваша компания получает множество преимуществ, таких как снижение затрат на обслуживание клиентов, удобство работы с партнерами за счет более простого, удобного и контролируемого рабочего пространства, предоставляемого для сотрудничества.
 Общая веб-площадка Доступ и безопасность Коллективная работа
|
|
Инструменты Официальная информация Работа с документами |
Объединение двух информационных пространств
Экстранет - это защищенное перекрестное информационное пространство для взаимодействия с «внешним» миром. Это специально созданная общая веб-территория для эффективного сотрудничества с другими компаниями. Пригласите в рабочие группы Экстранета коллег из дружеских компаний: поставщиков, дистрибуторов, партнеров, - и сможете решать с ними общие задачи. При этом и связь с «внешними» пользователями будет конфиденциальной, и безопасность Интранета не нарушится. Доступ и безопасность
Приглашенные пользователи, не являющиеся сотрудниками компании, получают ограниченные права доступа, причем, только к Экстранету - без возможности просмотра внутрикорпоративной информации на Портале. При этом, сотрудники вашей компании смогут также вступать по приглашению в рабочие группы Экстранета. Смогут обсуждать с приглашенными пользователями вопросы в группах (в форумах, блогах), совместно работать с общими документами, планировать активность в календаре, ставить задачи и следить за их выполнением, публиковать отчеты и так далее. Для перехода в Экстранет вашим сотрудникам даже авторизация не потребуется - достаточно нажать на кнопку «Экстранет».
|
|
Политика безопасности:
|
Коллективная работа
В чем достоинства Экстранета, как нейтральной территории, совместной полосы и пространства для встреч? Это ресурс, работающий на тех же принципах, что и Интранет. Поэтому вам не придется переучивать сотрудников для управления новым проектом и работы с внешними пользователями. Коллективная работа в Экстранете полностью аналогична работе в Рабочих группах на корпоративном портале - в той же удобной и привычной среде.
|
|
Особенности:
|
Инструменты коллективной работы
Приглашенные пользователи получают в свое распоряжение все инструменты рабочих групп и корпоративного портала. Попадая в среду социального Интранета, коллеги из других компаний быстро включаются в работу, им не нужно осваивать возможности портала и привыкать к его интерфейсу. «Живая лента» экстранет-группы помогает быстро наладить коммуникации и упростить взаимодействие всем участникам Экстранета.Официальная информация
- список сотрудников Экстранета включает только тех пользователей Интранета, которым разрешена работа в Экстранете;
- раздел Контакты содержит список внешних пользователей, с которым вы сотрудничаете или сотрудничали в рамках Рабочих групп с вашим участием;
- внешние пользователи видят только Контакты из общих групп.
Работа с документами
- тип документооборота в Экстранете обусловлен используемой вами редакцией «1С-Битрикс: Корпоративный портал»;
- при использовании редакции Бизнес-процессы в Экстранете можно организовывать сложные бизнес-процессы;
- поиск возможен только по доступным ресурсам Экстранета: документам, форумам, блогам и другим разрешенным администрацией инфоблокам (поиск по пользователям отключен);
- библиотека документов работает так же, как и на Портале;
- доступ возможен только к тем документам, которые загружены на Экстранет - вашими или приглашенными сотрудниками.